Företag Privatperson
Skicka kallelse per post – stämma, årsmöte och medlemsmöte
Bostadsrättsföreningar, samfälligheter, idrottsföreningar och aktiebolag måste kalla medlemmar och ägare till stämma på rätt sätt och i rätt tid. Ofta kräver stadgarna brev. Så här gör du kallelsen rätt och skickar den utan att kuvertera för hand.
Vad kallelsen ska innehålla
- Föreningens eller bolagets namn och organisationsnummer.
- Typ av möte: ordinarie stämma, extra stämma, årsmöte.
- Datum, tid och plats, eller länk om mötet hålls digitalt.
- Dagordning med de ärenden som ska behandlas. Ärenden som inte finns med kan i regel inte beslutas.
- Var handlingar (årsredovisning, motioner, propositioner) finns tillgängliga.
- Information om ombud och fullmakt.
När ska kallelsen skickas?
Tidsfristen står i lag och stadgar. För bostadsrättsföreningar ska kallelse till ordinarie stämma normalt skickas tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. Aktiebolag och ekonomiska föreningar har liknande regler. Kontrollera era stadgar, de kan vara strängare än lagen. Räkna med postgången: skicka minst några dagar före sista dag.
Så skickar du kallelsen via DR
- Skriv kallelsen och spara som PDF. Bilagor som årsredovisning kan skickas med som fler sidor.
- Ladda upp PDF och medlemsregister (Excel eller CSV) i kampanjskaparen.
- Vill du ha medlemmens namn och lägenhetsnummer i kallelsen kopplar du fält från registret, så personaliseras varje exemplar.
- Bekräfta. Kallelserna trycks, kuverteras och lämnas till PostNord samma eller nästa vardag, och du får en bekräftelse med datum som visar att kallelsen skickats i tid.
Vad kostar det?
Från 9,49 kr per kallelse exklusive moms inklusive porto, kuvert och inlämning. En förening med 120 medlemmar betalar cirka 1 140 kr, jämfört med runt 2 800 kr i frimärken och kuvert plus en kväll vid köksbordet. Räkna på ert utskick på sidan skicka brev online.
Vanliga frågor
Får vi kalla via e-post i stället?
Bara om stadgarna tillåter det och medlemmen godkänt det. Många föreningar kombinerar: e-post till dem som valt det, brev till övriga.
Kan kallelsen personaliseras med lägenhetsnummer?
Ja, koppla kolumner från medlemsregistret till fält i brevet så får varje medlem sina uppgifter.
Hur bevisar vi att kallelsen skickats i tid?
Orderbekräftelsen från DR visar datum för inlämning. Vill ni ha starkare bevis kan kallelsen skickas rekommenderat.
