A-post går snabbare men kostar mer. B-post är billigare och kan användas vid mindre tidskänsliga utskick – vilket är fördelaktigt vid portooptimering.
Portooptimering
Är portooptimering för dig?
Portokostnader är något som påverkar allt från småföretag till stora organisationer. För dig som regelbundet skickar post i form av brev, fakturor, reklam eller andra försändelser kan portooptimering göra stor skillnad – både ekonomiskt och praktiskt. I denna artikel går vi igenom allt du behöver veta: från vad porto är, till hur portooptimering fungerar steg för steg och hur mycket pengar du faktiskt kan spara.
Vanligaste frågor kring optimering av porto
Vad är portooptimering?
Portooptimering handlar om att minska portokostnader genom smart hantering av utskick – till exempel genom att samköra brev, sortera dem geografiskt eller välja rätt utskicksmetod.
Vem har nytta av portooptimering?
Företag, myndigheter, organisationer och andra som skickar stora mängder post – exempelvis fakturor, reklam, information eller tidningar.
Hur kan man spara pengar med portooptimering?
Genom att samköra utskick, sortera dem i förväg, undvika onödigt tunga försändelser och använda rabatterade portotjänster från t.ex. PostNord.
Vad menas med "samkörning av utskick"?
Det innebär att kombinera flera försändelser till samma mottagare i ett och samma brev – t.ex. faktura och informationsblad – för att minska antal utskick.
Vad innebär geografisk sortering av post?
Att sortera utskicken efter mottagarens geografiska läge innan de lämnas till posten. Det ger ofta portorabatt hos vissa distributörer.
Hur påverkar vikten portokostnaden?
Portot ökar i takt med vikten. Genom att minska brevets vikt (t.ex. färre sidor, lättare papper) kan man hålla sig under viktgränserna och spara pengar.
Finns det digitala lösningar för portooptimering?
Ja. Många print- och distributionssystem har inbyggda funktioner för portooptimering, inklusive automatisk sortering, samkörning och viktkontroll.
Kan portooptimering påverka leveranstiden?
Ja. Att välja billigare utskicksmetoder (som B-post) eller att samköra försändelser kan innebära något längre leveranstid – men ofta är det värt det ekonomiskt.
Hur kommer man igång med portooptimering?
Börja med att analysera nuvarande portokostnader och utskicksrutiner. Kontakta en print/distributionspartner eller logistikexpert som kan hjälpa till med analys och implementation.
Vad är Porto?
Porto är den avgift man betalar för att skicka post via en posttjänst. Avgiften täcker kostnaden för att försändelsen ska transporteras från avsändare till mottagare. Portot beror bland annat på:
-
Typ av försändelse (brev, paket, tidning, etc.)
-
Vikt och storlek
-
Destination (inrikes eller utrikes)
-
Leveranshastighet (ekonomi eller express)
Vad är Skillnaden mellan Porto och Frimärke?
Det är lätt att blanda ihop begreppen porto och frimärke, men det finns en viktig skillnad:
-
Frimärke är ett sätt att betala portot. Det är en fysisk bekräftelse på att porto är betalt.
-
Porto är själva kostnaden för att skicka brevet – det kan betalas med frimärken, portomaskin, portokoder eller genom faktura via ett kundnummer hos en postoperatör.
För privatpersoner är frimärken vanligast. Företag använder oftast portomaskiner eller elektroniska system för att betala portot mer effektivt.
Vilka Betalar Man Porto Till?
I Sverige betalas portot främst till postoperatörer – de företag som hanterar brev- och pakettjänster. De vanligaste är:
-
PostNord – den största aktören för inrikes och utrikes post.
-
Bring – norskägt bolag med inriktning på logistik och paket.
-
CityMail – levererar adresserad post i storstäder och tätorter.
-
DHL, UPS, Schenker, Instabox, Budbee m.fl. – främst paket, men ibland även dokument och brev.
Vilken aktör du betalar till beror på vilken du anlitar för din posthantering. Portooptimering innebär att jämföra dessa aktörer och välja den mest kostnadseffektiva för varje utskick.
Vad Kostar Portot för Ett Vanligt Brev?
Per juli 2025 är kostnaden för ett vanligt inrikes brev upp till 50 gram:
-
13 kronor om du betalar med frimärke.
-
Något billigare vid större volymer och portomaskiner (för företag med avtal).
Det innebär att om du som företag skickar 10 000 brev per år, kan portokostnaden snabbt uppgå till över 130 000 kronor – vilket gör portooptimering till en värdefull investering.
Vad Är Portooptimering?
Portooptimering är processen att minska portokostnader genom att effektivisera hur post skickas. Det kan innebära:
-
Adressvalidering (färre returer)
-
Smart sortering (för rabatter)
-
Automatisering (mindre manuellt arbete)
-
Val av rätt postoperatör och tjänst
-
Konsolidering av utskick
-
Digitala portoavtal
Målet är att sänka portokostnaderna utan att kompromissa med kvalitet eller leveranssäkerhet.
Hur Fungerar Portooptimering? Steg för Steg
Här är en översikt över hur portooptimering går till i praktiken:
1. Analys av nuvarande utskick
Man granskar hur mycket som skickas, vad som skickas, till vem, och hur ofta. Det gäller att förstå nuläget innan man kan optimera.
2. Adressvalidering
Felaktiga adresser är en stor kostnadsbov. Genom att validera adresser digitalt minskar man mängden returnerad post och portokostnader för misslyckade försök.
3. Sortering och gruppering
Post som sorteras efter postnummer eller mottagargrupp ger ofta tillgång till rabatter från operatörer, särskilt vid stora volymer.
4. Val av rätt postoperatör
Alla operatörer har olika prismodeller. Genom att matcha försändelsen till rätt operatör och tjänst minskar man onödiga utgifter.
5. Digitalisering och automatisering
Många företag använder programvara för att automatiskt välja porto, skriva ut etiketter och följa upp kostnader. Detta minskar manuellt arbete och risken för fel.
6. Kontinuerlig uppföljning
Portooptimering är en löpande process. Genom att följa upp, analysera och justera kan man ständigt förbättra sin portostrategi.
Vilka Aktörer Finns på Marknaden för Portooptimering?
Det finns flera företag och tjänsteleverantörer som erbjuder hjälp med portooptimering, exempelvis:
-
Postoperatörer som PostNord, CityMail, Bring m.fl. har egna system och avtal.
-
Tryckerier och print- och utskicksbolag erbjuder ofta portooptimering som en del av sina utskicksprocesser.
-
Digitala tjänsteleverantörer och systemutvecklare som integrerar portooptimering i affärssystem, fakturahantering eller e-postlösningar.
Vissa företag erbjuder också AI-baserade lösningar för att optimera utskick utifrån mottagardata, geografisk placering och tidigare leveranshistorik.
Hur Mycket Kan Man Spara på Portooptimering?
Beroende på utskicksvolym, adressernas kvalitet och val av tjänst kan företag spara:
-
20–30 % direkt genom sortering, rätt portonivå och adressvalidering
-
Upp till 50 % vid fullständig optimering av utskick, val av operatör och automatisering
Exempel:
Ett företag som skickar 50 000 brev per år á 13 kr = 650 000 kr i portokostnad.
Efter optimering: 9 kr per brev = 450 000 kr
Besparing: 200 000 kr per år
För många organisationer innebär detta hundratusentals kronor i årlig besparing – med bibehållen eller förbättrad leveranskvalitet.
Sammanfattning – Därför Ska Du Satsa på Portooptimering
Portooptimering är ett effektivt sätt att:
-
Minska onödiga kostnader
-
Förbättra leveranssäkerheten
-
Effektivisera hela utskicksflödet
-
Bidra till hållbarhet genom färre returer
Det spelar ingen roll om du skickar tusentals fakturor eller några hundra informationsbrev – rätt portooptimering kan göra stor skillnad.
Vill du veta hur mycket ditt företag kan spara? Kontakta en specialist på portooptimering för en kostnadsfri analys av dina utskick.
